Política de privacidad de Kolau y de la integración con WhatsApp Business Platform

1. Responsable y alcance

Esta Política de privacidad regula el tratamiento de datos realizado mediante la aplicación de Meta denominada actualmente “Clients”, con identificador de aplicación 961419870330218, operada por Kolau, LLC (“Kolau”), así como su integración con Meta y WhatsApp Business Platform.

Esta integración permite que las empresas clientes de Kolau conecten sus propias cuentas de WhatsApp Business, administren plantillas y números comerciales y envíen mensajes a sus propios clientes.

Para consultas relacionadas con privacidad o para solicitar el acceso, corrección o eliminación de datos, puedes escribir a:

soporte@kolau.com

2. Funciones de Kolau y de la empresa cliente

Kolau actúa como responsable del tratamiento respecto de los datos necesarios para crear y administrar cuentas de Kolau, gestionar la relación contractual, prestar soporte, proteger la seguridad del servicio, prevenir el fraude o abuso y cumplir sus propias obligaciones legales.

Respecto de los datos que cada empresa cliente trate mediante las funcionalidades de WhatsApp, incluidos números de teléfono, destinatarios, plantillas, mensajes, archivos y estados de entrega, la empresa cliente actúa como responsable del tratamiento y Kolau actúa como proveedor tecnológico y encargado del tratamiento.

Kolau trata estos datos únicamente para prestar el servicio solicitado y conforme a las instrucciones documentadas de la empresa cliente. Los datos de una empresa cliente se mantienen separados de los datos de las demás empresas clientes.

La empresa cliente determina las finalidades de sus comunicaciones, sus destinatarios, el contenido de los mensajes, la base jurídica aplicable y los plazos de conservación. Las condiciones completas del encargo de tratamiento podrán regularse mediante el correspondiente Acuerdo o Anexo de Tratamiento de Datos.

3. Permisos utilizados

La aplicación solicita únicamente los permisos de Meta necesarios para prestar las funcionalidades de WhatsApp ofrecidas:

whatsapp_business_management

Permite acceder y administrar las cuentas de WhatsApp Business conectadas por las empresas clientes, sus números comerciales, perfiles, plantillas de mensajes y suscripciones a webhooks.

whatsapp_business_messaging

Permite registrar y configurar los números comerciales conectados, enviar mensajes y plantillas, recibir estados de envío, entrega, lectura o error y, cuando la empresa cliente active funcionalidades de recepción o respuesta, procesar mensajes entrantes y sus archivos asociados.

Kolau no solicita, recibe ni almacena la contraseña de Facebook o Meta del usuario. La autenticación se realiza directamente mediante los sistemas de Meta.

4. Datos tratados

Dependiendo de las funciones activadas por la empresa cliente, Kolau puede tratar las siguientes categorías de datos:

5. Procedencia de los datos

Kolau puede recibir estos datos:

• Directamente de la empresa cliente o de sus usuarios autorizados.
• De Meta y WhatsApp mediante Facebook Login for Business, Embedded Signup, Graph API, WhatsApp Cloud API y webhooks.
• De los destinatarios cuando estos respondan a mensajes o interactúen con la empresa cliente.
• Automáticamente mediante los sistemas técnicos y de seguridad de Kolau.

6. Finalidades del tratamiento

Kolau utiliza estos datos exclusivamente para:

• Autenticar al usuario y comprobar su autorización para representar a la empresa cliente.
• Conectar la cuenta de WhatsApp Business y el número comercial de la empresa cliente.
• Obtener y administrar los activos de WhatsApp autorizados.
• Crear, consultar, actualizar y eliminar plantillas de mensajes.
• Enviar mensajes solicitados por la empresa cliente.
• Recibir y mostrar respuestas cuando esta funcionalidad esté activada.
• Mostrar estados de envío, entrega, lectura o error.
• Prestar soporte técnico y resolver incidencias.
• Proteger cuentas, tokens y sistemas frente a accesos no autorizados, fraude o abuso.
• Mantener registros necesarios para cumplir obligaciones contractuales, legales y de seguridad.

Kolau no vende, alquila ni licencia los datos obtenidos mediante Meta o WhatsApp.

Kolau no utiliza los contactos o mensajes de una empresa cliente para fines propios, para beneficiar a otra empresa cliente, para crear perfiles publicitarios ni para enviar publicidad propia a los destinatarios.

Kolau no utilizará los datos de WhatsApp Business para crear, entrenar o mejorar modelos generales de inteligencia artificial o modelos destinados a terceros. Cuando una función solicitada por el cliente utilice un proveedor de inteligencia artificial como prestador técnico, dicho proveedor deberá actuar bajo contrato, únicamente para prestar la función solicitada y sin utilizar los datos para entrenar sus propios modelos.

7. Bases jurídicas

Cuando Kolau actúa como responsable, el tratamiento se fundamenta, según corresponda, en:

• La ejecución del contrato o la adopción de medidas solicitadas antes de contratar.
• El interés legítimo de Kolau en administrar la relación con sus clientes, prestar soporte, proteger el servicio y prevenir fraude o abuso.
• El cumplimiento de obligaciones legales.
• El consentimiento, cuando la normativa aplicable lo exija.

Cuando Kolau actúa como encargado del tratamiento, procesa los datos siguiendo las instrucciones de la empresa cliente. Corresponde a la empresa cliente determinar y documentar la base jurídica que permite enviar mensajes a cada destinatario.

8. Responsabilidades de la empresa cliente

La empresa cliente deberá:

• Haber obtenido válidamente el número de teléfono y la autorización u opt-in del destinatario antes de iniciar comunicaciones cuando sea exigible.
• Informar a los destinatarios sobre el tratamiento de sus datos.
• Utilizar plantillas y mensajes para finalidades legales y legítimas.
• Respetar inmediatamente las solicitudes de baja, oposición o bloqueo.
• Cumplir la legislación aplicable y las políticas de WhatsApp Business.
• No incorporar datos innecesarios, ilícitos o especialmente sensibles sin una base jurídica y medidas de protección adecuadas.

La presente política de Kolau no sustituye la política de privacidad que cada empresa cliente debe facilitar a sus propios destinatarios.

9. Destinatarios y proveedores

Para prestar el servicio, los datos podrán ser tratados o comunicados a:

Meta y WhatsApp

Como proveedores de WhatsApp Business Platform, Cloud API, Embedded Signup y las correspondientes infraestructuras de autenticación y mensajería.

Proveedores contratados por Kolau

Proveedores de alojamiento, infraestructura, seguridad, monitorización y soporte, únicamente cuando resulte necesario para prestar el servicio y sujetos a obligaciones contractuales de confidencialidad, seguridad y tratamiento limitado.

Autoridades y asesores

Autoridades públicas, tribunales o asesores profesionales cuando sea necesario para cumplir una obligación legal o defender derechos legítimos.

Kolau no comparte los datos de una empresa cliente con otras empresas clientes.

El tratamiento efectuado por Meta y WhatsApp se rige también por sus términos aplicables, incluidos los WhatsApp Business Data Processing Terms:

https://www.whatsapp.com/legal/business-data-processing-terms

10. Transferencias internacionales

La prestación del servicio puede implicar el tratamiento de datos fuera del país del usuario o fuera del Espacio Económico Europeo, incluido Estados Unidos.

Cuando resulte aplicable el Reglamento General de Protección de Datos, Kolau aplicará el mecanismo de transferencia válido que corresponda, como una decisión de adecuación, cláusulas contractuales tipo u otra garantía reconocida por la normativa aplicable.

Puede solicitar información adicional sobre las garantías aplicables escribiendo a soporte@kolau.com.

11. Conservación

Kolau conserva los datos únicamente durante el tiempo necesario para las finalidades descritas:

• Los códigos temporales de autorización se utilizan para completar la conexión y no se conservan más tiempo del necesario para ese proceso.
• Los tokens se conservan mientras la integración permanezca activa o hasta que sean revocados, sustituidos o dejen de ser necesarios.
• Los datos de destinatarios, mensajes, plantillas y estados se conservan conforme a las instrucciones y configuración de la empresa cliente y mientras sean necesarios para prestar el servicio.
• Los registros técnicos y de seguridad se conservan durante el periodo necesario para investigar incidencias, proteger el servicio y cumplir obligaciones.
• Los datos contractuales o legalmente exigibles podrán mantenerse bloqueados durante los plazos de prescripción aplicables.

Cuando los datos dejan de ser necesarios, finaliza el servicio, Meta solicita su eliminación o el usuario o la empresa cliente solicitan su supresión, Kolau los elimina o anonimiza sin demora indebida, salvo que exista una obligación legal documentada de conservación.

Las copias residuales de seguridad permanecen protegidas y aisladas hasta ser sobrescritas conforme al ciclo ordinario de copias de seguridad.

12. Seguridad

Kolau aplica medidas técnicas y organizativas razonables y proporcionadas al riesgo, entre ellas:

• Cifrado de las comunicaciones en tránsito.
• Cifrado de datos y credenciales en reposo cuando corresponde.
• Controles de acceso y principio de mínimo privilegio.
• Separación lógica de los datos de cada empresa cliente.
• Protección y rotación de credenciales y tokens.
• Registro, monitorización y revisión de accesos.
• Procedimientos de gestión de incidentes de seguridad.

Ningún sistema conectado a Internet puede garantizar una seguridad absoluta.

13. Eliminación y desconexión de datos

Todos los usuarios que puedan acceder a la aplicación, incluidas las empresas clientes, sus administradores y los destinatarios de mensajes, pueden solicitar la eliminación completa de sus datos personales recopilados mediante la aplicación.

Para solicitarla, envía un correo electrónico a:

soporte@kolau.com

Utiliza como asunto:

Solicitud de eliminación de datos Meta/WhatsApp

Incluye, cuando sea posible:

• Nombre del solicitante.
• Empresa relacionada con la solicitud.
• Correo electrónico utilizado en Kolau o Meta.
• Número de teléfono afectado.
• Identificador WABA o identificador del número comercial, si se conoce.
• Descripción de los datos cuya eliminación se solicita.

Kolau podrá pedir información adicional estrictamente necesaria para comprobar la identidad y evitar eliminaciones fraudulentas.

Una vez verificada la solicitud, Kolau:

1. Confirmará la recepción de la solicitud.
2. Desconectará o revocará los accesos correspondientes cuando proceda.
3. Eliminará o anonimizará los datos personales y los datos obtenidos mediante Meta o WhatsApp que ya no sean necesarios.
4. Informará al solicitante de la actuación realizada o de cualquier dato que deba conservarse por obligación legal.

Kolau responderá dentro del plazo legal aplicable y, cuando resulte aplicable el RGPD, dentro de un mes desde la recepción de la solicitud.

Si la solicitud corresponde a datos que Kolau trata por cuenta de una empresa cliente, Kolau colaborará con dicha empresa para atenderla. El destinatario puede dirigirse también directamente a la empresa que le envió el mensaje.

Revocar los permisos de la aplicación en Meta impide el acceso futuro, pero no sustituye una solicitud expresa de eliminación de los datos que Kolau ya hubiera almacenado.

14. Derechos

Cuando corresponda, la persona interesada puede solicitar:

• Acceso a sus datos.
• Rectificación de datos incorrectos.
• Supresión.
• Limitación del tratamiento.
• Oposición.
• Portabilidad.
• Retirada del consentimiento, sin afectar al tratamiento realizado anteriormente.

Las solicitudes pueden enviarse a soporte@kolau.com.

Las personas situadas en España o en el Espacio Económico Europeo pueden presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos o ante la autoridad de control correspondiente:

https://www.aepd.es/

15. Menores y decisiones automatizadas

La aplicación está destinada a empresas y a usuarios autorizados mayores de edad. Kolau no dirige esta integración a menores ni recopila intencionadamente datos de menores para fines propios.

Kolau no adopta decisiones que produzcan efectos jurídicos o efectos significativamente similares sobre una persona basándose exclusivamente en un tratamiento automatizado de los datos obtenidos mediante Meta o WhatsApp.

16. Cambios en esta política

Kolau podrá actualizar esta política cuando cambien la integración, las funciones ofrecidas, los proveedores utilizados o la normativa aplicable.

La versión vigente estará siempre disponible en esta URL e indicará su fecha de última actualización. Cuando el cambio sea material, Kolau lo comunicará mediante un aviso razonable a las empresas clientes afectadas.

17. Contacto

Para cualquier consulta sobre esta política, el tratamiento de datos o una solicitud de eliminación: